Session 4, Chapter 7

e-procurement

Pengertian

Istilah e-procurement, yang tidak lain adalah pengadaan barang dan jasa (lelang) melalui internet pastilah sudah sering didengar pada masa kini. Bahkan rasanya sistem e-procurement telah menjadi salah satu jargon yang cukup popular di berbagai bidang industri khususnya di era e-government saat ini.

Pada dasarnya e-procurement berkembang dengan adanya kemajuan dari Tekonologi Informasi yaitu Internet. Berkat internet inilah antara pihak perusahaan dan pihak supplier tidak perlu bertatap muka untuk proses pengadaan barang maupun jasa. Mulai dari pendaftaran, penawaran, penyanggahan hingga penentuan pemenang bisa dilakukan dengan sangat sederhana yaitu, secara on line atau hanya membuka situs web yang dituju. Beberapa kendala dari sebuah proses transaksi seperti, komunikasi, jarak dan waktu akhirnya bisa diminimalisasi berkat adanya sebuah kemajuan teknologi.

Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Manfaat dari e-procurement ini dapat mampu menghemat berbagai macam sudut, baik dari segi biaya ataupun waktu lelang sampai dengan kemampuan mengelola sistem pemasokan di sebuah perusahaan yang akan semakin baik hingga pada akhirnya akan memberikan profitability yang tinggi bagi perusahaan.
Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan supplier yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan.


Fitur-fitur utama e-procurement :

• Katalog elektronik untuk item-item standar / inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis / bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan / belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
• Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil

(Sumber : http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement/)


Beberapa keuntungan yang didapat dari e-procurement :

• Mengurangi Cost dan menghemat waktu
1. Pengurangan dari cost itu bisa diperoleh karena perusahaan berhasil memperoleh harga yang optimal dari setiap supplier pada setiap lelang barang / jasa yang dilaksanakan dengan hanya mengecek pada web site yang dituju.
Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.
Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

2. Menghemat waktu, karena antara pihak perusahaan dan pihak supplier tidak harus bertemu muka untuk mengadakan kesepakatan.

• Mengurangari tingkat kesalahan pemesanan
E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan barang, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara supplier dan perusahaan dengan sistem pemasok yang tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.

Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa sistem e-procurement adalah ”rangkaian dari keseluruhan proses transaksi yang dilakukan antara pihak penjual (supplier) dan pihak pembeli (perusahaan) berbasis elektronik (online). Dengan adanya e-procurement pada akhirnya akan memberikan profitability yang tinggi bagi perusahaan.